<時間管理>Hobo手帳的活用方式!! @ Funny咩咩's Blog

<分享>ほぼ手帳三つ使い活かすポイント

自從買了ほぼ手帳之後、對於手帳的運用、就有莫名的狂熱

來介紹一下別人對於ほぼ手帳的使用心得吧〜〜

先日、ほぼ日手帳spring 2009を手に入れました。ほぼ日歴も２年目に突入するということで、今の自分の手帳の使い方をまとめてみました。この１年間使いながら、改良を続けて出来上がったこだわりの使い方になってます。

それでは、さっそくいってみましょう！

前天終於拿到2009年春季的Hobo手帳本、使用Hobo也已經邁入第2年了,今天將自己使用手帳的方式整理出來、

這是我這一年間邊使用邊改良所的所堅持的使用方式、那麼就趕快來看看吧。

【基本装備】

・ほぼ日手帳Spring・文庫本用ブックカバー・専用下敷き・４色ボールペン・デイリーメモ

基本裝備

Hobo手帳春季版,文庫本用的Book Cover, 專用墊板,四色原子筆,Daily Memo

・文庫本用ブックカバー

以前記事にした通り、私はほぼ日の専用のカバーは嵩張るので使わず、代わりに文庫本用ブックカバーを使っています。栞もついているタイプを選んでいるので、毎日挟み込んで使っています。これで毎日のページへのアクセスは一瞬です。東急ハンズで購入。

・専用下敷き

ほぼ日サイトで解説されている通り、『ほぼ日の下敷き』はペンの筆圧を吸収するとともに、すべりにくい材質を選んで作られています。このこだわりのお陰でボールペンでの書き込みが非常にスムーズです。B5やA4サイズの下敷きを作れば爆発的に売れるのではないかとひそかに考えたりしてしまうほどです。（笑）

・４色ボールペン

私はボールペンは、ZEBRAの『Clip-on-Slim』しか使いません。なぜなら、このボールペンは書きはじめの“かすれ”が非常に少ないという特徴があります。この『Clip-on-Slim』を使って『ほぼ日の下敷き』を敷いた『トモエリバー』への書き味は抜群です！ちなみに、『トモエリバー』とは、ほぼ日のこだわりの１つで、手帳に最も適した材質なのだそうです。

・デイリーメモ

これはto do list, doing listのメモ用紙です。メモ帳まで持ち歩くのは面倒だし、重たいので、ほぼ日手帳に挟めるA6サイズのメモ用紙を使っています。このメモには、シリアルNoとして、日付をスタンプしてあり、思いつく度にこの一枚に書き込んでいきます。日付をスタンプしているのは、いつに発生したto doかが分かるようにしていると同時に、必ず同じメモ用紙を使う習慣にするためです。

　このメモについては、次回のノート術の記事で詳細に解説することにします。

Daily Memo

這是to do list, doing list的memo用紙.因邊拿記事本邊走路,會顯得麻煩又很笨重.
所以會將A6 Size memo用紙夾在Hobo手帳裡使用,這個memo上有編號,又會蓋上日期章
一有靈感就會記載一張memo紙上. 蓋日期章的話除了會知道在何時發生的to do
也會同時養成用同一個memo 用紙的習慣.有關於此memo 在下回的記事術中會詳細解說

【前準備】

・タイムゾーニング
・分単位の記入

之前準備

Time Zone link /分單位記入

■ 左が、基本的なほぼ日手帳のレイアウトです。右に描いているように、私は手帳を使う前に２つ手を加えています。ちなみに、今回はExcelでほぼ日レイアウトを作ってみました。

左邊,是基本Hobo手帳的格式.如右邊描繪的,是我在使用手帳前會先加的2道手續

・タイムゾーニング

私は仕事に費やす平均時間は８時間〜１０時間と決めています。もちろん１２時間以上働き続けることもありますが、自分は１週間で能力を最大限に使うためには、１日８時間くらいが丁度良いようです。

タイムゾーニングとは、予定の有無にかかわらず、仕事とプライベートの時間帯を分けることを意味します。タイムゾーンを分けることによって、まずは数値的にワークライフバランスを作り上げています。もちろん、時間だけでなく精神的にもバランスは保つ必要はあります。ですので、仕事が進んでいないと感じた場合は、必要に応じて自宅でも軽く仕事をすることもあります。

吉越さんも勧められている通り、ワークライフバランスを維持することは、肉体的にも精神的にも大切なことです。

Time Zone link

我在工作上所花費的時間約8~10小時
當然也會有持續工作12小時以上的時候,但是以自己一週間能力的極限,
約1天8個小時左右為最好. Time Zone Link的意義不但看出是否有Schedule的安排,還區分出工作和私人時間的時間帶. 根據Time Zone的區分,首先完成數據上Working life 的Balance. 當然不但是時間上的,保持精神上的平衡也是必要的. 因此,在感到工作無法順利進行的時候,適時的在家中做些輕松的工作也是必要的

如吉越先生所建議的,維持Working life Balance 在肉體跟精神上都是很重要的

・分単位の記入

ほぼ日手帳では、縦に時系線が描かれていて、ひとマスが１時間になっています。私は真ん中付近に縦に引かれている濃い線の左側を“予定”として、右側を“日誌”として使っています。ひとマス１時間は、おおまかに予定を立てるには十分なのですが、“日誌”として作業経過時間を書き留めるにはやや不便です。そこで私は、線の右側上部分に６分間区切りで時間を追記しています。なぜ６分なのでしょうか？それについては、次の【使い方の３つのポイント】で解説します。

分單位記入

在Hobo手帳上,縱行是以時間線所描繪的,一格代表1個小時.我在中間較粗線為中心,左邊是拿來做預定欄位,右側是日誌. 縱行一格代表一個小時在預定欄位上註記還算充足,但是若再日誌欄位上書寫作業經過的時間,稍稍有些不便.

所以我就在日誌欄位上方以6分鐘左為區分用時間來標記.

為何用6分來區分?這邊待會會在使用方式的3個重點中做解說

【使い方の３つのポイント】

１．予定の記入
２．作業日誌の記入
３．to do list欄

使用方式的3個重點
1.預定記事

2.作業日誌記事

3.to do list欄位

■ 左側がウィークデーの記入例で、右側が休日の記入例です。

上圖左側是waiting的記入範例,右側則是休假的記入範例

■ 拡大しました。

１．予定の記入
預定記事

私は１日のページの左半分を予定欄にして使っていることは前に説明しました。この部分に、ミーティング等の予定を記入していきます。他人とともに行う予定以外の時間は、サイズに合わせて仕事内容の順番を考慮しながら、効率的にタスクをこなすようにしています。

先說明我在每日一頁左半邊拿來做預定欄位.這個部分會記入Meeting等的Schedule.
對於預定以外和別人一同行動時間,會根據Size大小安排工作內容順序,有效率的放入Task

また、私の予定管理はほぼ日が中心です。これまでスケジュールを電子化したり、オンラインで管理したりと試行錯誤してきました。その結果、現時点では私はほぼ日手帳を使うのが一番いいという結論に達しました。

另外,我的行程管理是以Hobo手帳為中心,之前有將Scheudle電子化,或利用雲端程式來管理而.但結果還是覺得以Hobo手帳來管理比較好

卓上カレンダーやGoogleカレンダーには、必要に応じて転記していくようにしています。特に、Googleカレンダーは仕事仲間や家族との予定の共有に便利です。また、Googleにはアラート機能があるので、重要な予定には携帯やメールへ予定を知らせてもらっています。卓上カレンダーやGoogleカレンダーには書き込まない予定もあるので、あまり同期させることには固執しないようにしています。

桌上的行事曆或Google日曆會根據需要而轉記上去,特別是Google日曆在工作伙伴或家族上可管控共同行程相當便利,另外Google上有提醒的功能,重要的行程會設定用mail or手機通知,因為也會有沒辦法記入Google or 桌上型行事曆的行程,所以也無須太拘泥於要同步所有資訊

２．作業日誌の記入
作業日誌記事

なぜ６分なのでしょうか？それは、このブログでも紹介した高島徹治さんの『40歳からの人生を変える1日10分速読勉強法』で６分単位で働く弁護士さんのエピソードにおどろき、それから使っています。作業中はデジタル時計を見ながら、自分が作業に使った時間を“ある程度”正確に記録するようにしています。これで、次回作業をするときの目安になります。

為何要以6分為單位呢? 這是受到高島徹治先生所介紹的 "40歲開始的人生轉變1日10分速讀學習法"中的以6分鐘為單位的律師エピソード的衝擊,才開始使用的工作中邊看馬表計時工作所花費的時間某種程度上的正確記錄,這樣下次工作的時候,就可以對於時間掌控一目了然

３．to do list欄

to do list欄位

しばらく手帳を使っていると、空白の部分が同じところに発生することがわかりました。そのままほっといても良いのですが、何か有効に活用出来ないかと考えて思いついたのが、to do list欄の作成です。私の場合は、毎週日曜日の深夜の時間帯に毎週ほぼ書き込むことがないので、この部分を蛍光ペンでくくってしまってメモゾーンにしてしまったのです。

このメモゾーンには、先に説明したデイリーメモとは少し違うメモを記入するようにしています。デイリーメモには日々やらなくてはいけないことをリストアップします。それに対して、このメモゾーンには、１週間〜１ヶ月後先に、やらなくてはいけないこと、考えておくべきことを少しだけ記入しています。毎週日曜日に記入していくことで、自分の考えていたことが時系列に保存されていくという仕組みです。この部分を見返すだけでも、思い出し効果は抜群に上がります。

以上、【使い方の３つのポイント】をおさらいします。

有時在使用手帳的時候,會有空白欄位空出來的情形發生,就那樣空著也可以,但會想要做有效的運用,所以就將它規劃成To Do list 欄位

我的方式,並不是在每週日的深夜記入每週Hobo記事,這部份是如螢光筆所框起來的memo zone,此memo zone跟之前所提及的daily memo有點不同;daily memo是記錄每日所需要完成的事項;相對的memo zone則是記錄1周間或者是一個月前後所需要完成的事項或著是保存自己的想法..此部份之後再來看會有增進記憶效果

以上是我提供的使用方式的三個重點

１．予定ゾーンと日誌ゾーンに分けて使う。